چگونه با کار کمتر به نتایج بیشتری دست یابیم؟

امروزه، بیشتر مردم با حجم زیادی از بار کاری در محل کار و زندگی خود مواجه هستند، کارکردن با کارآیی بالاتر یکی را راهکارهای حل این مشکل است ولی کمتر کسی می داند که چگونه می تواند بدان دست یابد. در این مقاله سعی بر اینست که به ارائه راحل هایی بپردازیم که شما بتواند کار خود را هوشمندانه تر انجام داده و به نتایج بیشتری در همان زمان کار معمول خود دست یابید. راه حل های ارائه شده نتیجه مطالعه و ارائه خدمات مشاوره در یک دوره ده ساله بوده است. حال به ارائه راه حل ها می پردازیم:

● راه حل اول: زندگی و کار خود را هدفمند سازید

برای اینکه بتوانیم کار خود را با کارآیی و اثربخشی بالاتری به انجام رسانیم، باید هدفی مشخص و قابل سنجش داشته باشیم، توصیه من به شما اینست که حتما اهداف خود را مکتوب نمائید و از تکنیک مشهور S.M.A.R.T برای تدوین آن استفاده نمائید. حال اطمینان حاصل کنید که برنامه ها و اقدامات شما در راستای تحقق همان اهداف صورت می گیرند. مطالعات انجام گرفته توسط مراکز پژوهشی و دانشگاهی از جمله انجمن روانشناسان یکی از کشورهای پیشرفته انجام گرفته نشان داده است که اشخاصی که دارای اهدافی مشخص هستند و آن اهداف را بصورت تصویری در ذهن خود مجسم می کنند، میزان موفقیتشان به مراتب بیش از سایر افراد است، این اشخاص معمولا به تلاش و زمان کمتر به نتایج اثربخش تری دست می یابند. خانم پرفسور ویکتور فرانکل، نویسنده کتاب مشهور انسان در جسجوی معنی نیز به اسن مسئله پرداخته است.

اهداف خود را بصورت هرمی و سلسله مراتبی تدوین کنید، هدف اصلی شما در نوک هرم و اهداف فرعی بصورت آبشاری از بالا به پایین و برنامه عمل شما بدینگونه خواهد بود که برای تحقق هدف اصلی ابتداء باید اهداف فرعی را از پایین به بالا تحقق بخشید. پس ابتداء هدف اصلی خود را مشخص می سازیم و برای اینکه بدان دست یابیم یکسری اهداف فرعی و کوچکتر را مدنظر قرار میدهیم، بعبارت روشنتر، اهداف را از بالا به پایین و برنامه عمل خود را از پایین به بالا انجام میدهیم.

پس از تدوین اهداف باید مراقب بزرگترین دشمن دو سرمایه ارزشمندمان باشیم، این دو سرمایه ارزشمند هدف و زمان ما هستند و بزرگترین دشمن این دو روزمره گی است. تفاوت و تمایز انسان های موفق از ناموفق را می توان در همین موضوع خلاصه کرد، انسان های موفق، به ایت علت موفق هستند که خود را از فعالیتهای روزمره و روتین رها ساخته اند، آنان به خوبی دریافته اند که می توانند بسیاری از مشغله های خود را به دیگران واگذارکنند. و خود بر روی تصویر بزرگ – Big Picture تمرکز یافته اند و هرگونه تلاش و اقدام خود را متمرکز به این سئوال کرده اند که آیا کاری را که می خواهم انجام دهم به تحقق اهدافم کمک خواهد کرد؟ اگر پاسخ مثبت است، انجام آنرا می پذیرند و در غیر اینصورت آنرا رها می کنند. واقعیت اینست که بسیاری از انسانها چنان خود را درگیر مسائل روزمره گی ساخته اند که چیزی غیر ازآن را نمی توانند برای خویش متصور سازند. مدیرانی را می بینم که ارزشمندتر از هر چیز برای آنها، نامه های درون کارتابل آنهاست، تامل و صرف زمان قابل توجه مدیر در میزان مرخصی کارکنان، تعداد روزهای ماموریت رفته آنان، درخواست وام با ارقام حتی پایین، آیا تصویر بزرگ را فراموش نکردیم، واقعا نمی توان بسیاری از اینگونه را به رده های سازمانی پایین تر واگذار نمود و مدیر زمان خود را صرف امور راهبردی نماید؟ به تجربه دریافته ام که بعضی از مدیران از ترس مرگ خودکشی می کنند. از ترس اینکه نکند با غفلت مسئول پایین تر مثلا دوست هزار تومان شرکت ضرر کند، از سرمایه گذاری و سودآوری میلیاردی چشم پوشی کرده است، البته نه تعمدا، بعضا مدیران چنان درگیر روزمره گی شده اند که نمی توانند به موضوعات اصلی که نگاه به آینده، یافتن فرصت های سرمایه گذاری جدید، و ایجاد شبکه همکاری با سایرین بمنظور توسعه کسب و کارشان است بیندیشند.

قانون پارتو را همیشه مدنشر داشته باشید.

طبق این قانون، انسانها برای موفقیت بایستی بصورت ۲۰ ۸۰ کارکنند، ۲۰% امورجاری و ۸۰% امور راهبردی و در راستای تحقق اهداف. بسیاری از انسانها نمی توانند به موفقیت دست یابند که جای ۲۰ و ۸۰ برای آنها عوض شده است. اگر امور جاری و روزمره ۸۰% زمان زندگی شما را به خود اختصاص داده است و فکر می کنید سرتان چنان شلوغ است که نمی توانید ناهار خود را به موقع میل کنید، نمی توانید شام خود را در کنار خانواده باشید و با فرزنتان به پارک و بازی بپردازید، سخت در اشتباهید. شما درگیر روزمره گی شده اید، مدیرانی که تا دیر وقت در سر کار حضور دارند و در میز و دفترکار آنها در انبوهی از گزارشات و کاغذها گم شده است، واقعا نمی توانند به شرکت خود کمک زیادی نمایند. وظیفه اصلی مدیر اندیشه، تامل و تعمق است، اندیشه ۸۰% کارشماست، اندیشه و تامل در خصوص اهداف و برنامه ها، نگاه به آینده، یافتن محصولات و خدمات جدید برای مشتریانمان، و حذف بعضی از محصولات و خدماتی که ارائه می کنیم، در شرکتهایی به تجربه دریافتم که چنانکه از بعضی از محصولات تولیدی خود دل بکنند، فرصت برای سرمایه گذاری بهتر مهیا خواهد شد، اگر چنین نباشد رقبای بازار به زودی شما را نیز کنار خواهند زد، این یک اصل است، اصل تطبیق پذیری. راستی دایناسورها را فراموش نکرده ایم؟ آنها اصل تطبیق پذیری را فراموش کردند.

● راه حل دوم: انتخاب همکاران و کارکنان مناسب

همکاران مناسب، یکی از با ارزشترین سرمایه های ما هستند. در صورت انتخاب مناسب، آنها می توانند ۸۰% فعالیتهای ما را به انجام رسانند، ما را از روزمره گی رها سازند و اندیشیدن به سمت و سوی تحقق اهداف در کنار ما باشند. در مصاحبه ها و جلساتی که با مدیران داشته ام، همیشه نگرانی خود را از بابت عدم اطمینان نسبت به توانایی همکاران و کارکنان بمنظور تفویض اختیار بیان می کنند. واقعا چرا نمی توانیم تفویض اختیار کنیم؟ در بررسی که در این خصوص انجام گرفت مشخص شد مدیران به سه دلیل تمایلی به تفویض اختیار ندارند:

۱ ترس از تفویض اختیار

۲ عدم تمایل فردی مدیر

۳ عدم اطمینان نسبت به توانمندی همکار

ترس را باید کنار زد در اطراف ما اشخاصی حضور دارند که می توانیم بسیاری از کارهایمان را به آنها تفویض نمائیم، می توانید تفویض اختیار را به تدریج انجام دهید، ابتداء از کارهای آسان و با مسئولیت کمتر آغاز کنید، هر چه تفویض بیشتر انجام می گیرد، زمان و آزادی بیشتری خواهید داشت، زمان برای یافتن سئوالات مناسب و تلاش بمنظور ارائه پاسخ مناسبتر به آنها. جایگاه راهبردی شرکت من در بازار چگونه است؟ چگونه می توان سهم بیشتری از بازار را از آن خود کرد؟ چه محصولات و سرویس های جدیدی را ارائه کنم؟ چه محصولات و خدماتی را باید حذف نمایم؟ چگونه می توانم سهمی از بازارهای منطقه ای و جهانی را از آن خود کنم؟ و دهها سئوالی که تاکنون فرصت اندیشیدن در خصوص آنها نداشته اید. کم کم عدم تمایل شما فرومی ریزد. آری برای اوج گیری و رسیدن به اوج آسمانها باید سبک شد، باید از روزمره گی ها رها شد.

در خصوص عدم اطمینان نسبت به همکاران به شما توصیه نمی کنم، همین که این مقاله را مطالعه کردید به همه اعتماد کنید، لازمه اطمینان آگاهی و دانش است. برای اینکار راهکار مطمئنی وجود دارد، این راهکار کانون ارزیابی می باشد. کانون ارزیابی از مجموعه علوم سایکومتریک و سازمان و مدیریت بهره گرفته است و هدف از شکل گیری آن که به دهه ۱۹۲۰ در دانشگاه کمبریج بر میگردد، کمک به انتخاب مناسبترین افراد برای پست های سازمانی می باشد. به کمک این کانون ها می توانید از توانمندی و شایستگیهای همکارانتان اطمینان یافته و مناسبترین آنها را برای تفویض اختیار انتخاب نمائید.

البته با توجه به حساسیت ارزیابی انسانها و لزوم رعایت حقوق انسانی انسانها توصیه می شود، در خصوص انتخاب اشخاص و شرکتهایی که اعلام می کنند، توانایی اجرای کانون ارزیابی را دارند دقت کافی را داشته باشید. در کشورهای پیشرفته، اجرای کانون ارزیابی صرفا توسط ارزیابان آموزش دیده و دارای صلاحیت و مجوز ارزیابی امکان پذیر می باشد.

● راه حل سوم: توقف موکول کردن کارها به آینده

یکی از دلایل عدم موفقیت بسیاری از انسانها، نه عدم توانایی آنان در نیل به اهداف است، بلکه تمایل آنان در موکول کردن کارها به آینده است. اکثر ما خاطراتی را در ذهن داریم که گذشته برنامه ای برای انجام یکسری کارها در نظر داشتیم ولی پس از مدتی به بوته فراموشی سپرده شدند. برای غلیه بر این مشکل سعی کنید حرکت در مسیر اهداف و برنامه ها نه بعنوان یک وظیفه، بلکه بعنوان یک عادت بنگریم. برنامه ها را در سالنامه و یا کامپیوتر کیفی خود ذخیره نمائید، از Calendar موبایل خود برای به یادآوری و لزوم رجوع به آنها استفاده کنید. پکیج کار ماهانه، هفتگی و روزانه تهیه کنید و خود را ملزم به رعایت و تحقق آنها کنید. در ابتدای کار ممکن است انجام اینکار قدری مشکل باشد ولی به مرور به آن عادت خواهید کرد. پروژه ها و کارهای بزرگتر را به کارهای کوچکتر خرد کنید و برای آن برنامه زمانی بنویسید، در زمان تعیین شده باید کار به انجام رسیده باشد. مراقب باشید لزومی ندارد همه کارها توسط خود شما انجام گیرند بنابراین، اشخاص مناسبی را در اطراف خود داشته باشید و کارها به آنها تفویض نمائید، شاخص شما ۲۰ – ۸۰ است، نهایتا با برنامه ریزی و سازماندهی مناسب، با ۲۰% تلاش شما، باید به ۸۰% نتایج دست یافته باشید.

با تحقق نتایج به خود نمره بدهید، اگر نمره قابل قبولی گرفتید به خود پاداش بدهید، این پاداش را با عمق وجود از خود دریافت کنید، احساس خوب بودن و نشاط کنید و به تلاش خود ادامه دهید. تلاش شما در راستای اهدافی است که اوج درون شماست، اهداف شما همان شمائید. هدف و یادآوری هدف باشد در شما شوق و نشاط ایجاد کند، اهداف خود را با احساسات خود در هم آمیزد و اهداف شما باید جزو احساس و عواطف شما و همکارانتان باشد.

مدیران موفق، مدیرانی با هوش هیجانی بالا هستند، اینان به خوبی می دانند؛ عواطف و احساسات با در هم آمیختن با اهداف نقش شگفت انگیزی در موفقیت و تحقق اهداف بازی می کنند.

● راه حل چهارم: دوری از موضوعات فرعی

موضوعات و مسائلی در اطراف ما هستند که آمادگی دارند ذهن و توجه ما را از موضوعات اصلی منحرف سازند، مراقب باشیم و اجازه تداخل آنها را با موضوعات اصلی ندهیم. مرزهایی مشخص را برای خود تعریف کنیم. ممکن است بخواهیم سرعت کارمان را بالا ببریم و چندین کار را بصورت همزمان انجام دهیم، انجام چندین کار در یک زمان، تنها ذهن ما را مغشوش و پریشان خواهد کرد، سعی کنید کارهای متعدد را در زمان های جدا و برنامه ریزی شده به انجام رسانید.

● راه حل پنجم: نظم و سازماندهی

مهم است که برای هر چیزی، جای مشخصی داشته باشید. فایل های کامپیوتری شما باید منظم و سامان یافته باشند. دفترکار خود را نظم و آراسته سازید. یادمان باشد تمرکز مغز در محیط کار غیرمنظم و شلخته بسیار مشکل است.